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远程协作办公建设和实践

“最好的架构,需求和设计出自自由组织团队”-自组织团队,敏捷宣言。

2020年春节,全国大部分开启了远程办公,根据大数据显示,北京、深圳、上海线上办公人数最多,次数是广州、成都、杭州、重庆、南京、武汉、郑州等。为了满足远程办公的需求,保障视频会议、群直播、办公协同等功能,钉钉第一天扩容1万台云服务器,腾讯会议8天紧急扩容超过10万台云主机,堪比一个小型12306。

塔克曼阶梯理论

塔克曼阶梯理论

塔克曼阶梯理论通常会经过5个阶段,形成、震荡、规范、成熟、遣散5个阶段,在团队刚形成阶段,团队的新鲜感,状态都会比较亢奋,但是此时的绩效也是非常低,在震荡阶段,团队才开始规范起来,这时候的绩效和团队氛围刚好契合,后续团队才组建成功,然而团队停滞在各阶段或者倒推也是常见的。

一个跨地区、跨组织、跨时区通过通讯和信息技术联接和协同,这是一个“虚拟团队”,为提高工作能力,促进团队成员互动,改善团队整体氛围,以提高项目绩效。基于我们团队的一些实践和学习心得,从项目绩效、团队协作二大部分来讲解远程办公。

一、项目绩效

一个高效协同的团队,如何保证为共同的目标,一起同步工作,需要信息化来管理跟踪整体目标,单个目标,所以一个好的项目管理软件非常重要,我们实践的是Tapd,还有其他工具可以推荐,比如Jira、Teambition、禅道等。

每日日报

每个人的日报强制性执行,这是唯一可以留下作为组织资产的重要资料。也是团队信息之间的一个重要窗口,每天的工作分配出去,工作进度,明日安排要能体现。我摘自我们团队写得比较好的每日日报:

激励团队成员:

  • 远程期间,对应员工进行培训,我们的测试团队做的非常好,讲解测试自动化等
  • 自我学习分享

二、团队协作

会议管理:

  • 发布会议议程(包括会议目标);
  • 确保会议规定的开始和结束时间;
  • 适当的参会人员并出席;
  • 处理会议中的期望、问题和冲突;
  • 会议纪要及相关任务的责任人;

目前我们实践的会议:

  • 启动会,全体人员参与,确保全员参加,准备进入工作状态
  • 早会,每天主管级别沟通,偏产品经理主汇报,早上8:50开始,比正常工作时间提前10分钟
  • 需求评审会议,提前通知,相关资料提前发送到群里
  • 外部合作方沟通会议,确保正常的沟通频率,同时及时向上反馈
  • 周会,参会人员是公司各职能部门主管
  • 其他需求交流会议,开发需求讲解,内部讨论等

沟通方法

  • 交互式沟通,在两方或者多方之间进行交流,确保全体参与者对特定话题表达共识的最有效的方法,包含会议、电话、即时通讯、视频会议等。
  • 推式沟通,确保及时将信息推送给对方,比如电子邮件、传真、报告等。
  • 拉式沟通,员工可以主动获取企业内网代码库,课程、企业制度、知识库。

工具推荐:

  • 组织管理:钉钉、企业微信
  • 视频会议软件:钉钉视频、腾讯会议、Zoom
  • 内部文档协助:腾讯文档、飞书、石墨,印象笔记

经过长期远程办公,大家会逐渐形成这个习惯,办公思维也会有大的调整,如何战胜懒惰,挑战自我驱动,这期间能适应改革的人员必定是优秀的,也欢迎大家对远程办公期间的心得留言。

关于作者
10多年的研发开发和管理,关注技术开发和工程效率。

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